Dans la plupart des organisations, une grande partie des données précieuses est présente dans des emplacements difficilement accessibles par votre CRM.
Notes de rendez-vous, contrats, comptes-rendus, étiquettes produits ou emails… ces données précieuses sont là, mais elles restent silencieuses.
C’est ce que l’on appelle la donnée non structurée.
Jusqu’à présent, cette masse d’informations restait sous-exploitée : trop coûteuse à saisir manuellement, impossible à requêter et déconnectée de vos processus automatisés. Mais avec l’arrivée de Document AI, intégré nativement à Data360 (ex-Data Cloud), la situation est en train de changer.
Document AI ne se contente pas de lire vos documents : il les comprend. Ce service ingère vos fichiers bruts, en extrait les points pivots (montants, dates, etc.) qui peuvent alors être injecter dynamiquement dans votre modèle de données Salesforce.
Découvrez comment transformer vos documents dormants en leviers de croissance et passer d’une gestion documentaire passive à une vision client 360° réellement augmentée.
Le défi de la donnée non structurée
Conséquences directes :
- Ressaisie manuelle des informations : temps perdu, processus chronophages et erreurs humaines ❌
- Délais de traitement : l’information existe mais n’est pas disponible au bon moment, au risque de coûter des opportunités commerciales ou de dégrader l’expérience client ❌
- Efficacité décisionnelle diminuée : des signaux commerciaux critiques passent inaperçus ❌
L’entreprise se retrouve alors face à un paradoxe : elle dispose de plus en plus de données, mais une grande partie lui échappe, réduisant ainsi l’efficacité opérationnelle et la prise de décision.
Document AI : l'outil qui lit, comprend et structure vos documents automatiquement
Construction de votre premier modèle d’extraction avec Document AI
Avant de vous lancer dans une automatisation complète, la meilleure façon de comprendre Document AI consiste à créer un premier modèle simple et de tester l’extraction en temps réel, afin d’ajuster au mieux vos instructions.
Voici les étapes essentielles pour commencer :
1. Assignation des droits nécessaires
Le permission set “Data Cloud Architect” est nécessaire pour gérer les configurations dans Document AI.
2. Où créer votre premier modèle Document AI
Cet espace vous permet d’accéder à vos modèles ou d’en créer des nouveaux.
3. Création de votre premier modèle pas à pas
Après avoir cliqué sur le bouton “New”, vous avez le choix entre deux options :
- Créer un schéma à partir d’un Unstructured DMO
- Créer un schéma sans objet source —> Utiliser cette option pour ce premier modèle. Il s’agit de l’option à utiliser pour étendre le modèle à un usage en apex, dans un flow ou dans Agentforce.
Vous voici donc dans le builder et l’outil de configuration de votre schéma Document AI. Vous pouvez dès à présent charger vos fichiers qui vont pouvoir être utilisés pour tester ce modèle.
Sur le panneau de gauche, vous avez la possibilité de créer votre modèle manuellement, à partir d’un template, ou en utilisation l’outil d’auto extraction.
4. Définition des champs et instructions
Après avoir fait votre choix et cliquer sur “Next”, vous avez la possibilité d’ajouter de nouveaux champs à extraire. Il s’agit ici de décrire la liste de champs à retrouver dans vos fichiers et de choisir le type associé (text, number, boolean). A ce jour, seuls ces trois types de champ sont disponibles.
Pour chacun de ces champs, il va être nécessaire de définir des instructions. Il s’agit de la partie centrale de la configuration.
- ”Extrais la date de signature du contrat. C’est un champ au format DD/MM/YYYY généralement placée à la fin du document”
- ”Extrais le nom du client, qui représente l’entreprise signataire généralement dans l’en tête du document”
- “Extrait le montant total TTC : il s’agit du montant le plus élevé exprimé en €”
Plus vos instructions sont claires et précises et plus l’IA sera en mesure de fournir des résultats fiables.
5. Tester votre modèle
Une fois vos champs et vos instructions définis, vous pouvez commencer vos tests. Pour un document choisi (pdf ou image), le système va vous afficher le texte détecté dans le document.
Intégration de Document AI avec Agentforce
Une fois votre configuration Document AI opérationnelle, l’étape suivante consiste à automatiser le traitement des documents entrants pour rendre les informations extraites directement accessibles à vos agents Agentforce. C’est ce qui permet de passer d’un usage ponctuel à une intégration complète dans vos processus métiers.
Déclencher automatiquement l’analyse d’un documentChaque fois qu’un document est ajouté dans Salesforce, qu’il s’agisse d’un upload manuel, d’un document reçu par email ou généré par un processus métier, vous pouvez déclencher l’analyse via l’API Document AI. L’endpoint à appeler est :
L’appel peut être effectué depuis une méthode Apex. Cette méthode se charge de :
- récupérer le fichier (ContentDocument/ContentVersion),
- appeler l’API d’extraction,
- analyser le JSON retourné,
- et stocker les valeurs extraites dans un objet dédié ou dans vos enregistrements métiers.
Cela permet, par exemple, d’enrichir automatiquement un Case, un Contact ou une Opportunité sans aucune intervention humaine.
En exposant votre méthode Apex comme invocable, vous pouvez ensuite l’intégrer dans un topic Agentforce sous forme d’action. L’agent devient alors capable de :
- analyser un document à la demande,
- extraire les informations importantes,
- générer un résumé du contenu,
- ou répondre à des questions précises sur les éléments trouvés dans le fichier.
“Quel est le montant total des factures de mon client ?”
“Résume le rapport technique attaché à ce dossier.”
L’agent s’appuie entièrement sur les données extraites par Document AI, ce qui lui permet de répondre sans ouvrir les pièces jointes. Automatiser l’extraction avec Document AI et Agentforce permet :
Vos documents ne sont plus une source d’information isolée : ils deviennent une partie intégrée et exploitable de votre CRM et de vos automatisations IA.
Vers une vision 360 réellement augmentée par l’IA
L’automatisation de l’extraction documentaire n’est pas seulement une optimisation technique. C’est une transformation beaucoup plus profonde : celle qui consiste à intégrer, dans votre CRM, une masse d’informations qui étaient jusqu’ici invisibles, inexploitables ou perdues dans des pièces jointes.
Grâce à Document AI, ces informations deviennent :
- structurées,
- fiables,
- immédiatement activables,
- et compréhensibles par vos agents Agentforce.
Ce passage d’un monde basé sur la saisie manuelle à un monde basé sur la compréhension automatique ouvre une nouvelle génération d’usages. En automatisant l’analyse de vos documents, Document AI transforme un volume important de données invisibles en informations exploitables. Combiné avec Agentforce, il permet de mettre cette intelligence au service de vos utilisateurs, de vos processus et de votre relation client.
C’est une étape clé vers un CRM réellement augmenté : un système qui ne se contente plus de stocker des informations, mais qui contribue activement à les comprendre et à les valoriser.